Prowadzisz firmę? W takim razie codziennie masz do czynienia z dokumentami finansowymi. Warto jednak wiedzieć, co na ten temat mówią przepisy. Zgodnie z art. 20 Ustawy o rachunkowości (uor), do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego należy wprowadzić każde zdarzenie, które w tym czasie nastąpiło. Podstawą każdego takiego zapisu są właśnie dowody księgowe, które formalnie potwierdzają dokonanie operacji gospodarczej.
Jakie rodzaje dokumentów wyróżniamy i co bezwzględnie musi się na nich znaleźć? Wyjaśniamy poniżej!
1. Podział dowodów księgowych
Ustawa o rachunkowości dzieli dowody księgowe na trzy główne grupy:
Wewnętrzne – dokumenty potwierdzające operacje gospodarcze wewnątrz Twojej własnej jednostki (np. listy płac, dokumenty magazynowe czy dowody wewnętrzne).
Zewnętrzne obce – dokumenty otrzymywane od Twoich kontrahentów (np. faktury zakupowe).
Zewnętrzne własne – dokumenty, które to Ty wystawiasz i przekazujesz w oryginale kontrahentowi (np. faktury sprzedażowe).
2. Elementy obowiązkowe – co musi zawierać każdy dowód?
Aby dokument mógł być uznany za pełnoprawny dowód księgowy, powinien zawierać co najmniej:
- Określenie rodzaju dowodu oraz jego numer identyfikacyjny.
- Dane stron uczestniczących w operacji gospodarczej (nazwy i adresy).
- Datę dokonania operacji (a także datę sporządzenia dowodu, jeśli jest inna).
- Dokładny opis operacji oraz jej wartość (w opisie dopuszczalne jest stosowanie ogólnie przyjętych skrótów).
- Podpisy wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe.
- Stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach (czyli tzw. dekretację) wraz z podpisem osoby za to odpowiedzialnej.
Dlaczego to takie ważne?
Dbanie o poprawność i kompletność dowodów księgowych to fundament bezpiecznego biznesu. Każdy brakujący element może zostać zakwestionowany podczas kontroli, dlatego warto od samego początku wyrobić w sobie nawyk skrupulatnego sprawdzania dokumentów.
3. Kontrola dowodów księgowych – dlaczego jest tak ważna?
Każdy dokument, który trafia do księgowości, musi zostać dokładnie zweryfikowany, zanim zostanie ujęty w księgach rachunkowych firmy. Kontrola dowodów księgowych to nie tylko formalność, ale przede wszystkim bezpieczeństwo podatkowe Twojego biznesu.
Proces ten przebiega zawsze w trzech kluczowych etapach:
- Kontrola formalna – sprawdzamy, czy dokument jest kompletny i poprawny od strony przepisów. Weryfikujemy m.in. obecność prawidłowych danych obu stron transakcji, daty, numery identyfikacyjne (np. NIP) oraz czytelne podpisy, jeśli są wymagane.
- Kontrola merytoryczna – to potwierdzenie, że dokument odzwierciedla rzeczywistość. Sprawdzamy zgodność treści faktury czy rachunku z faktycznym przebiegiem transakcji – czyli czy opisane usługi lub towary zostały rzeczywiście dostarczone i czy wydatek ma związek z prowadzoną działalnością.
- Kontrola rachunkowa – polega na dokładnym sprawdzeniu poprawności wszystkich wyliczeń matematycznych na dokumencie. Weryfikujemy, czy kwoty netto, podatek VAT oraz wartość brutto zostały prawidłowo zsumowane i nie zawierają błędów rachunkowych.
Warto pamiętać: Dbając o rzetelną kontrolę dokumentów na każdym z tych etapów, minimalizujemy ryzyko błędów i zapewniamy pełną zgodność rozliczeń z przepisami prawa skarbowego.